【E9】文档订阅

一、功能点的问与答

1.   问：文档订阅功能后台开启后，前端用户如何进行订阅操作？

答：文档订阅功能开启后，前台用户需要在前台知识管理菜单——文档订阅菜单中先进行一次文档

搜索。或者直接在文档查阅页面点击右键，选择订阅无权查看的文档。搜索出已经开启后台订阅

的目标文件，勾选以后对其进行订阅申请。文档所有者对其进行审批以后即可完成订阅，拥有权

限。

新版本文档订阅中取消了订阅批准TAB页面，所有者需要使用导入的流程对文档进行审批。

2.   问：文档订阅完成以后，订阅人默认拥有什么样的权限？是否可以修改默认的权限？

     答：订阅人默认拥有查看可下载权限。暂时不支持修改。

3.   问：我选择了一篇文档进行订阅，如果在等待审批的过程中，文档所有者发生了变化，那么将由谁

来进行订阅的审批？

     答：文档订阅的审批一直跟随文档所有人，触发了流程以后，文档所有者的变更不影响流程审批。

            如果是流程提交前进行变更，则由新的文档所有者进行审批。

4.   问：如果我作为文档所有者，不小心点错了，同意了某个人的订阅申请。能否撤销此次操作？

     答：可以，在前台文档订阅菜单中，文档所有者可以选择订阅收回菜单来对已经审批通过的订阅操作

进行撤销。

5.   问：如果我已经对文档有权限了，那么我此时再点击订阅，系统会根据哪一个权限来判断我对文档的

权限？

     答：首先，如果你对一篇文档已经有权限了，那么你在订阅菜单里是找不到这篇文档的，也就是无法

进行订阅。其次，如果你对一篇文档有多个权限，系统以较高的那个权限为依据。

6.   问：文档订阅功能是否根据开启功能这个时间节点来进行可订阅区分，比如开启功能前创建的文档不

能订阅，开启功能后建立的文档可以订阅？

     答: 不会，文档订阅功能是针对某个目录下的所有文档进行统一控制。

7.   问：文档订阅功能是否跟随上级目录设置？

     答：否，每一级目录单独设置并且不受上级目录影响。

8.   问：订阅有提醒功能吗？

     答：有的，收到订阅申请以后，系统会以流程的方式通知文档所有者。但如果此时文档所有者发生变

化，那么新的文档所有者是不会有提醒的。

9.   问：不清楚自己能够订阅哪些目录里的文档，能不能快速地知道自己能够订阅哪些目录里的文档?

     答：只能查看有文档且开启了订阅功能的目录。点击前台文档订阅菜单以后，文档列表左侧的目录结

构即可展示出来。但如果此目录开启了订阅，却没有任何文档，则目录依然不会展示出来。

10.  问：文档订阅的审批能否更换人员？

     答：标准功能默认是文档所有者审批，如果需要更换则需要进行流程的审批人变更。

11. 问：新版文档订阅中如何自定义设置流程审批所需字段？

     答：首先需要通过建模导入内容增加流程表单对应选项浏览内容，然后在流程中添加对应的自定义字段进行审批使用。

12. 问：文档订阅是否可以进行时间限制，一段时间内有权限？

     答：可以，新版文档订阅中，可以在订阅的时候选择订阅时长，所有者可根据时长进行流程审批和赋权。

二、功能梳理

1.   使用方法：

     a.找到允许订阅的文档所处目录，后端点击目录并开启允许订阅开关。

     b.前台点击知识菜单——查阅文档，在文档列表区域右键，选择“订阅无权查看的文档”，勾选后点

击订阅。

     c.或前台点击知识菜单-文档订阅，直接从可以订阅的文档中进行选择订阅。

2.   订阅功能：位于后端应用中心——内容引擎——选择一个具体的目录——基本信息——共享设置

3.   订阅功能批量设置方法：点击后端应用中心——内容引擎——目录设置菜单——批量维护菜单，选

择维护目录基本信息，在左侧批量选择目录以后。可以在功能设置菜单中对选取出来的目录进行订阅

功能的统一设置。

4.   如何让订阅人无法进行下载：现在默认的是赋予订阅人查看可下载权限。如果有需求不让其进行下载，

那么就需要开启目录上的附件禁止下载功能。

三、文档订阅相关权限说明

1.   开启文档订阅功能所需权限：

a.通过角色赋权设置的文档目录维护权限

b.通过目录设置的目录维护权限：但此权限只对下级目录生效。

2.   已经订阅并且有权限查看的文档，可以再给相应的人员增加一个更高级的文档权限。该人员对文档的

权限也会及时调整为较高一级的权限。

3.   前台订阅无权查看的文档选项为系统默认选项，无法通过正常配置进行删除。所有人员都可以使用该

菜单来对文档进行订阅。

四．使用场景

1.  系统内部文档权限控制较为严格，且已经构建完成无法轻易变动权限的情况下。通过此功能向特定人员开放文档权限。

2.  部分机密文档不能作为正常文件予以公开，只在特殊情况下允许特定人员进行查看/下载时使用。

3.  文档本身除管理员外，其余人员没有权限进行共享的情况下。可由此功能让文档所有者对查看权限进行赋予。