知识文档

【E9】目录权限

本视频主要介绍文档目录后端设置:目录权限的设置,包含:创建权限、默认共享、移动权限、复制权限、维护权限。

【E9】文档复制和移动

内容引擎中存储着大量日常办公文件,良好的目录分级和详细的权限划分可以帮助我们更好地进行系统内地文档管理。但随着系统使用时间增加,越来越多的文件需要进行重新划分或分类管理,这时就需要我们使用文档管理的相关功能来对文档进行移动或者复制。本期视频我们为大家讲解文档的复制和移动操作。

【E9】水印设置

日常使用OA的过程中,为了避免数据泄露,以及方便进行数据来源的追溯。我们往往都需要在系统的文档或流程中打上带有个人信息的水印。甚至在有些情况下,我们可能会直接在系统中打上水印。这一切都是为了数据安全以及信息追溯。本期视频我们就为大家分别介绍如何给文档,流程以及系统设置水印。

【E9】文档批量操作

之前给大家介绍过后台文档批量操作中的批量调整文档共享设置,其余三个设置或操作并未讲解。本期我们分别为大家讲解批量上传文档,文档弹出窗口设置以及回收站文档管理这三个功能。

【E9】显示模板

愈发严谨,正规的公司管理体系所带来的价值往往大于所过程中的付出。我们在管理文档的时候也通常会要求某一类文档按照固定的格式来进行编辑,按照固定格式编写的文档不仅能让文档整体看起来具有统一性,也能让使用者快速找到需要的关键信息。本期视频为大家介绍显示模板的相关操作。

【E9】文档审批流的设置

本视频介绍文档审批相关的功能,含启用审批工作流和启用批准工作流。其中,①启用审批工作流应用的是自定义表单的流程,支持自定义流程节点,自定义附加操作来改变文档的状态,可由用户定义文档失效和文档生效时触发自定义流程的设置;②启用批准工作流应用的是系统表单“审批流转单”的有效流程,只有在新建或编辑该子目录下的文档时才触发该流程。流程下一个节点操作人执行“批准”操作后文档状态变为“正常”,执行“退回”操作后文档状态变为“退回”。

【E9】目录的基本信息设置

知识管理-目录的基本信息设置: 包含文档目录上的基本信息设置,共含8个标签页,分别是 目录基本信息设置;功能设置;共享设置;Office文档设置;附件设置;附件设置;打印设置;文档日志;其他类型的关联设置等。

【E9】文档编号

和流程需求类似,大量的文档数据堆积在系统里面,如果仅仅依靠目录分类来进行管理,会使得文档寻找过程变得漫长且低效。如果按照一定规则进行文档编码设置,能够大大减少我们寻找文档以及进行文档整理所需要的时间。本期视频为大家介绍文档编号的相关功能。

【E9】文档监控

文档的管理除了和复杂的权限系统相关之外,我们还需要借助文档状态的调整来进行复杂需求的实现。大部分文档的状态可以通过文档监控功能来进行直接控制。本期我们为大家介绍文档监控的相关功能,并且附加介绍文档的部分状态特点,帮助大家理解文档的状态在内容引擎中的重要性。

【E9】目录模板

通过目录模板功能可以将模板中的设置同步到其它目录中,极大地提高了系统运维效率。